Сколько должны храниться договора в государственном учреждении

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

В одной только Москве ежедневно заключается до тысячи сделок. Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов? Каков срок хранения договоров и где их следует хранить? Рассмотрим эти вопросы подробнее с точки зрения практики. И всё же из этого правила есть исключения. А если при этом не имеется лицевых счетов, то предприятие формально обязано хранить такой трудовой договор 75!

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Сколько лет хранить договоры с поставщиками и контрагентами

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от Документы справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки.

Соглашения контракты, договоры о повышении, снижении или поддержании цен тарифов , протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования. Документы справки, акты, обязательства, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Документы отчеты, счета, справки, переписка по вопросам благотворительной деятельности. Отчеты аналитические таблицы о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:. Консолидированная финансовая отчетность финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности :. Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка.

Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу. Планы, стратегии, программы и документы к ним акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости , полученные и или составленные в ходе оказания аудиторских услуг. Документы сводные расчетные расчетно-платежные платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат о получении заработной платы и других выплат.

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате с возможностью частичного отбора для постоянного хранения. Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг.

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним после снятия задолженности , документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам. Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом.

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов. Налоговые декларации расчеты юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов.

Документы переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней. Документы справки, заявления, переписка о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности. Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним. Документы протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации активов, обязательств при условии проведения проверки ревизии.

Документы протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов. Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю с баланса на баланс.

Постоянно на усмотрение архива. В электронном виде — 5 лет после исключения из реестра. Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи. Документы заявления, запросы, уведомления, переписка об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи. Списки уполномоченных лиц — владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи.

Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении уменьшении размера потребности в привлечении иностранных работников. Отчеты о выполнении колдоговоров, документы протоколы, справки, акты, уведомления, переписка по проверке выполнения условий коллективного договора.

Документы протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника. Нормы труда нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы. Документы справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня о разработке норм выработки и расценок. Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов должностных окладов , тарифных сеток и тарифных коэффициентов.

Документы справки, предложения, обоснования, переписка о состоянии и мерах по улучшению охраны труда. Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков.

Документы акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка о расследовании и учете профессиональных заболеваний. Документы акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления.

Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно. Прием, перевод на другую работу перемещение , увольнение работников, кадровый учет.

Приказы, распоряжения по личному составу, документы докладные записки, справки, заявления :. Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу перемещения , увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров служебных контрактов ; учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Документы характеристики, докладные записки, справки, переписка , связанные с применением дисциплинарных взысканий. Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу перемещения , увольнения работников. Документы планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе. Документы карточки, расписки, листки, повестки по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе.

Банки Банки как контролеры Блокировка счетов Криптовалюта Новости банков Платежные системы, пластиковые карты Посмотреть еще Директору Банкротство юридических лиц Малый бизнес Регистрация, реорганизация и ликвидация фирм Субсидиарная ответственность Экономика России Посмотреть еще 9. Важное Государственные пенсии Самозанятые Налоговые проверки Налоговые споры Электронные трудовые книжки.

Перейти в рубрикатор. Смотреть все рубрики. Мой профиль Избранное Клерк. Премиум Клерк. Бизнес Личный блог. Трудно найти хорошие курсы охраны труда? Мы обучим! Не сейчас. Пользовательское соглашение Правила использования материалов. Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

При отсутствии лицевых счетов — 75 лет 6 лет. Подборка полезных мероприятий Разместить. Прейскуранты прайс-листы , ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения. Финансирование, кредитование деятельности. Аналитические документы таблицы, доклады к годовой бухгалтерской бюджетной отчетности. Отчеты аналитические таблицы о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: а сводные годовые, годовые; б квартальные; в месячные.

Консолидированная финансовая отчетность финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности : а годовая; б промежуточная. Договоры контракты, соглашения оказания аудиторских услуг: а у аудируемого лица; б у аудиторской организации, индивидуального аудитора при условии проведения внешней проверки качества работы. Документы справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях, растратах.

Журналы, базы данных учета: а ценных бумаг; б расчетов с организациями, кассовых документов счетов, платежных поручений , доверенностей. Журналы, карточки, базы данных учета основных средств зданий, сооружений , обязательств. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Декларации ИП по год включительно — 75 лет. Остальные 5 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами.

О ТМЦ и движимом имуществе — 5 лет. Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации. Журналы, карточки, базы данных учета: а основных средств зданий, сооружений , обязательств; б материальных ценностей и иного имущества.

Трудовые отношения Организация труда и служебной деятельности. Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест. Документы протоколы, акты, справки, сведения : а об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации; б о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной муниципальной службы. Сертификаты соответствия работ по охране труда сертификаты безопасности.

Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников. Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда. Журналы, книги учета: а инструктажа по охране труда вводного и на рабочем месте ; б профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда. Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий. Кадровое обеспечение Прием, перевод на другую работу перемещение , увольнение работников, кадровый учет.

Приказы, распоряжения по личному составу, документы докладные записки, справки, заявления : а о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; б о служебных проверках; в о направлении в командировку работников; г о дисциплинарных взысканиях.

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении. Документы положения, инструкции об обработке персональных данных по месту утверждения. Типовые должностные регламенты инструкции , профиль должности. Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий. Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: а лиц, подлежащих воинскому учету; б отпусков; в прихода и ухода работников, местных командировок; г выдачи командировочных удостоверений.

СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров? Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря г. Подпунктом 8 п.

При этом п. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения п. Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого- обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.

Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября г. При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.

Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно: 1 в статьях, содержащих конкретное название договора; 2 в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня.

Так, согласно п. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным муниципальным заказчиком.

Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора п. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия п. Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством п.

Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. Статья НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и или расходов и или объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

Норма ст. Штраф за данное нарушение установлен в размере руб. Программа повышения квалификации "О контрактной системе в сфере закупок" ФЗ ".

Программа повышения квалификации "О корпоративном заказе" ФЗ от

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Сколько должны храниться договоры в организациях — от пяти лет с момента их передачи в архив. Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов налоговой службы и др. Законодательно не установлено, сколько хранить договоры с клиентами и организациями в текущем порядке, — этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, например от периода действия контракта и истории взаимодействия сторон.

Поэтому когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений. В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, у кого должны храниться договоры, утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании из одного подразделения в другое и привести перечень лиц, отвечающих за хранение. Инструкция, как определить, какой срок хранения договоров в организации, состоит из следующих шагов:.

Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в году. Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п.

В нем указано, сколько лет хранятся договоры с поставщиками и другими лицами, если срок не указан в отдельных пунктах. Этот период составляет 5 лет.

За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации может повлечь санкции со стороны ФНС, например в соответствии со ст.

Автор: Полина Гольцова. Подробнее о хранении документации по закупкам по ФЗ и ФЗ. Но только после истечении срока действия или прекращения обязательств по нему. Можно ли заключить договор после выполнения работ. Соединить с. Я разрешаю создать мне учетную запись.

Когда вы первый раз заходите с помощью соцсетей, мы получаем публичную информацию из вашей учетной записи, предоставляемой провайдером услуги соцсети в рамках ваших настроек конфиденциальности. Мы также автоматически получаем ваш e-mail адрес для создания вашей учетной записи на нашем веб сайте. Когда она будет создана, вы будете авторизованы под этой учетной записью. Не согласен Согласен. Уведомление о. Я разрешаю использовать свой адрес электронной почты и отправлять уведомления о новых комментариях и ответах вы можете отказаться от подписки в любое время.

Inline Feedbacks. Would love your thoughts, please comment. Этот сайт использует cookie для хранения данных. Продолжая использовать сайт, Вы даете свое согласие на работу с этими файлами. То, сколько хранятся договоры на оказание услуг, зависит от сути отношений сторон. Обращение с разными видами этого документа регулируется разными пунктами перечня.

Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров. Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг.

Срок хранения договоров в организации

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров? Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря г. Подпунктом 8 п. При этом п. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения п.

Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября г. При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.

Так, согласно п. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным муниципальным заказчиком. Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора п. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия п.

Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством п. Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. Статья НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и или расходов и или объектов налогообложения.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

Норма ст. Штраф за данное нарушение установлен в размере руб. С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством.

Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов. Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям на 2 года в справочных целях.

После переходят в раздел архивных документов. Период сохранения данных не зависит от носителя информации электронный, бумажный. На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация. Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах или против государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов. Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле. В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов с четким указанием периода их хранения , которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления. К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения. Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении закрытом шкафу до перевода их в архив организации.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы. Рекомендуем к прочтению: Отличник здравоохранения российской федерации.

Изъятие тем более уничтожение документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством. Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период. Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Рекомендуем к прочтению: Передаточный акт при реорганизации в форме присоединения. Рекомендуем к прочтению: Ходатайство о восстановлении пропущенного срока. Хранение договоров связано с определенными проблемами.

В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как уничтожать и так далее. Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее.

Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно. Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.

Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется некая информация, которая в этих документах отражена, некие данные, которые затребует руководство и так далее.

Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде.

Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля. Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы. Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте.

То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок. Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия. Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ. В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов или управленческих архивных документов , которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее.

Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер от Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности.

В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под пункта, детально изучить которые уже не так сложно.

Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения. Так, наименее распространенной системой является привязка к сроку хранения. Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства.

Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые.

Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации.

Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме. Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.

А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов. К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом.

Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке. А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте. Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив.

Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.

Как уже сказано выше, уничтожать договора просто так нельзя. Сначала нужно убедиться, что действительно прошел нужный срок. Только тогда можно уничтожать этот документ.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Сроки хранения документов.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Сколько должны храниться договоры в организациях — от пяти лет с момента их передачи в архив. Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов налоговой службы и др. Законодательно не установлено, сколько хранить договоры с клиентами и организациями в текущем порядке, — этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, например от периода действия контракта и истории взаимодействия сторон. Поэтому когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений. В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, у кого должны храниться договоры, утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании из одного подразделения в другое и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.

В соответствии со статьей 29 ФЗ от 6 декабря г.

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от Документы справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки.

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров? Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря г. Подпунктом 8 п. При этом п. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения п. Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября г.

Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как уничтожать и так далее. Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее. Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно. Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа. Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется некая информация, которая в этих документах отражена, некие данные, которые затребует руководство и так далее.

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил. Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера.

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет. Период хранения соглашений зависит от его вида и предмета и установлен приказом Росархива от Администрация любой компании обязана организовывать хранение договоров в организации в течение периода, соответствующего виду каждого из документов. Эта обязанность установлена:. Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 1С Бухгалтерия Государственного Учреждения Редакция 2.0 Полный курс 2
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Рогнеда

    Конечно записывать Тарас про штрафы И ещё про то ЕСЛИ горе бизнесмен загнал на себя несколько евроблях

  2. Елена

    По скольку мы тут немного охренели,а даёте ли ы консультации даром?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных